3. รายงานการประชุมของบริษัทฯ การนำส่งสำเนารายงานการประชุมผู้ถือหุ้นสามัญ ประจำปีของบริษัทมหาชนจำกัดนั้น มีวัตถุประสงค์ เพื่อประกอบการยื่นแจ้งงบการเงินประจำปี ของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี และ ยื่นงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ซึ่งจะทำให้ทราบว่างบการเงินฉบับดังกล่าว ได้ผ่านการพิจารณาอนุมัติจากที่ประชุมผู้ถือหุ้นแล้ว
ตามพระราชบัญญัติบริษัทมหาชนจำกัด พ.ศ. 2535 มาตรา 127 ที่ระบุว่า “บริษัทต้องจัดส่งรายงานประจำปี พร้อมกับสำเนางบดุลและบัญชีกำไรขาดทุน ที่ผู้สอบบัญชีได้ตรวจสอบและที่ประชุมผู้ถือหุ้นได้อนุมัติแล้ว และสำเนารายงานประชุมผู้ถือหุ้นเฉพาะที่เกี่ยวกับการอนุมัติงบดุล การจัดสรรกำไร และแบ่งเงินปันผล” โดยกรมฯ มีหน้าที่รับเอกสารตามที่นิติบุคคลได้ยื่นต่อกรมฯ
ทั้งนี้ หากพบว่ามีรายงานการประชุมในส่วนของวาระอื่นนอกเหนือจากที่กรมฯ ได้ระบุ และนอกเหนืออำนาจตาม พรบ.บริษัทมหาชนฯ ที่อาจก่อให้เกิดข้อโต้แย้งใดแก่ผู้ถือหุ้นและบุคคลซึ่งเกี่ยวข้องกับบริษัทนั้นๆ อาจพิจารณาเป็นการดำเนินการเป็นการภายในของบริษัทที่จะต้องมีการตรวจสอบและชี้แจงต่อไป
กรมฯ ขอให้สาธารณชนสบายใจได้ว่า การดำเนินการของกรมฯ เป็นไปตามกรอบอำนาจหน้าที่ตามที่กฎหมายกำหนด