ข้อควรรู้ หนังสือรับรองเงินเดือน และหนังสือรับรองการทำงาน สำคัญอย่างไร

 

เอกสารที่เป็นทางการย่อมช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับตัวบุคคลไม่ว่าจะทำสิ่งใดก็ตาม ปกตินอกจากบัตรประชาชน ทะเบียนบ้าน หรือพาสปอร์ตแล้ว อีกกลุ่มเอกสารที่มักใช้งานกันบ่อยมากคือ “หนังสือรับรองเงินเดือน” หรือจะเรียก “ใบรับรองเงินเดือน” ก็ไม่ผิด และ “หนังสือรับรองการทำงาน” สิ่งที่หลายคนสงสัยคือเอกสารทั้ง 2 มีความแตกต่างกันอย่างไร สำคัญมากแค่ไหน และควรมีข้อมูลอะไรบ้าง มาหาคำตอบกันอย่างละเอียดได้เลย

 

รู้จักกับหนังสือรับรองเงินเดือน หรือใบรับรองเงินเดือน

 

หนังสือรับรองเงินเดือน หรือ ใบรับรองเงินเดือน คือ เอกสารที่ทำการระบุรายได้ของพนักงานคนนั้น ๆ ในแต่ละเดือนว่าอยู่ที่เท่าไหร่ เป็นค่าตอบแทนจากบริษัทไหน โดยองค์กรเป็นผู้ออกให้ ปกติแล้วเอกสารดังกล่าวทางองค์กรจะระบุค่าตอบแทนเต็มจำนวน ไม่มีการนำค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เงินสมทบประกันสังคม ฯลฯ ที่พนักงานจ่ายมาระบุเอาไว้ ส่วนใหญ่แล้วมักถูกนำไปใช้ในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการเงินเป็นหลัก

 

ความสำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือน

อย่างที่กล่าวไปว่าโดยทั่วไปแล้วพนักงานส่วนใหญ่มักยื่นขอหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อนำไปใช้ในด้านการทำธุรกรรมต่าง ๆ เช่น การขอสินเชื่อกับสถาบันการเงิน (สินเชื่อที่อยู่อาศัย สินเชื่อรถยนต์ สินเชื่อเงินสด การทำบัตรเครดิต บัตรกดเงินสด ฯลฯ) รวมถึงยังมีการใช้เพื่อยืนยันในการขอวีซ่า การยื่นกับเจ้าหน้าที่ตรวจคนเข้าเมืองในต่างประเทศเพื่อระบุให้ชัดเจนว่าเป็นบุคคลมีรายได้จากประเทศไทย ไม่สุ่มเสี่ยงต่อการถูกส่งตัวกลับในกรณีเดินทางท่องเที่ยวหรือไปทำธุระภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด

 

การมีหนังสือรับรองเงินเดือนซึ่งองค์กรที่คุณสังกัดหรือทำงานอยู่เป็นผู้ระบุข้อมูลต่าง ๆ ให้อย่างครบถ้วนย่อมช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือเกี่ยวกับที่มาของรายได้ ส่งผลให้การยื่นทำธุรกรรมทางการเงิน หรือการยื่นเพื่อใช้เป็นหลักฐานเดินทางในต่างประเทศง่ายขึ้น มีโอกาสผ่านตามแผนที่วางเอาไว้

 

ข้อมูลที่ควรมีในหนังสือรับรองเงินเดือน

หลังจากทำความรู้จักและเข้าใจถึงความสำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือนกันไปแล้ว คราวนี้มาเช็กข้อมูลต่าง ๆ ที่ควรมีอยู่ในเอกสารตัวนี้เพื่อยืนยันในด้านความน่าเชื่อถือและนำไปใช้งานในทางราชการแบบไม่มีปัญหาอื่นใดตามมาภายหลัง

• คำระบุชัดเจนว่า “หนังสือรับรองเงินเดือน”
• ชื่อ-ที่อยู่ของบริษัทที่ออกหนังสือรับรองเงินเดือน
• ชื่อ-สกุลของพนักงาน
• ตำแหน่งงาน
• วัน / เดือน / ปี ที่พนักงานเริ่มต้นเข้าทำงาน และระบุว่าทำงานจนถึงปัจจุบัน
• อัตราเงินเดือนที่ได้รับ / เดือน (ยังไม่มีการระบุรายได้อื่นเพิ่มเติม และไม่มีการหักค่าใช้จ่าย)
• ระบุเหตุผลในการออกใบรับรองเงินเดือน เช่น ใช้ขอสินเชื่อกับธนาคาร (ระบุชื่อ) ใช้สำหรับยื่นขอวีซ่า ใช้เฉพาะในด้านราชการ เป็นต้น
• วันที่ออกเอกสาร
• ลงชื่อผู้ออกเอกสาร ตำแหน่ง และมีการลงชื่อหัวหน้างาน หรือกรรมการผู้จัดการเพิ่มเติม
• ประทับตราบริษัท (ถ้ามี)

 

ข้อมูลเพิ่มเติมน่ารู้เกี่ยวกับหนังสือรับรองเงินเดือน

• กรณีใช้เพื่อขอสินเชื่อธนาคารมักมีอายุใช้งานไม่เกิน 30 วัน แต่ถ้าใช้งานในราชการมีอายุไม่เกิน 90 วัน
• หากใช้เพื่อยื่นขอวีซ่าจะมีอายุใช้งานไม่เกิน 30 วัน และต้องออกข้อมูลเป็นภาษาอังกฤษ
• พนักงานไม่สามารถออกใบรับรองเงินเดือนด้วยตนเองได้ ต้องมีการแจ้งกับฝ่าย HR หรือหัวหน้างานเพื่อแจ้งความประสงค์ของตนเองเท่านั้น
• กรณีเป็นพนักงานรายวันปกติแล้วองค์กรมักมีการออกเอกสารรับรองรายได้รายวันแทน

รู้จักกับหนังสือรับรองการทำงาน

หนังสือรับรองการทำงาน คือ เอกสารที่องค์กร หน่วยงาน ออกให้กับพนักงานคนนั้น ๆ เพื่อยืนยันว่าเคยมีตำแหน่ง และมีรายได้จากการทำงานให้กับบริษัทของตนเองจริง โดยจะออกให้ต่อเมื่อสิ้นสุดการจ้างงานกับพนักงานคนดังกล่าวแล้ว ซึ่งในกรณีที่ลูกจ้างร้องขอองค์กรต้องดำเนินการออกให้ตาม พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 14 

 

ความสำคัญของหนังสือรับรองการทำงาน

ส่วนใหญ่แล้วหนังสือรับรองการทำงานมักถูกใช้เพื่อเป็นการยืนยันถึงประสบการณ์ที่พนักงานเคยทำมาแล้วสำหรับยื่นสมัครงานกับหน่วยงานแห่งใหม่ อย่างไรก็ตามในบางกรณีอาจถูกใช้เพื่อยื่นสมัครเรียนในระดับบัณฑิตศึกษา ขอเพื่อเป็นหลักฐานในการทำธุรกรรมกับสถาบันการเงินเพิ่มเติม หรือใช้รับรองในกรณีเดินทางไปต่างประเทศ เป็นต้น

 

ข้อมูลที่ควรมีในหนังสือรับรองการทำงาน

• คำระบุชัดเจนว่า “หนังสือรับรองการทำงาน”
• ชื่อ-ที่อยู่ของบริษัทที่ออกหนังสือรับรองการทำงาน
• ชื่อ-สกุลของพนักงาน
• ตำแหน่งงาน 
• วัน / เดือน / ปี ที่พนักงานเริ่มต้นเข้าทำงานจนถึงวันสิ้นสุดการทำงาน
• ระบุการยืนยันว่าเป็นพนักงานขององค์กรนี้จริง
• วันที่ออกเอกสาร
• ลงชื่อผู้ออกเอกสาร ตำแหน่ง และมีการลงชื่อหัวหน้างาน หรือกรรมการผู้จัดการเพิ่มเติม
• ประทับตราบริษัท (ถ้ามี)

ข้อมูลเพิ่มเติมน่ารู้เกี่ยวกับหนังสือรับรองการทำงาน

• พนักงานสามารถร้องขอหนังสือรับรองการทำงานกับองค์กรเดิมของตนเองได้ตลอดไม่ว่าจะผ่านไปนานเท่าใดก็ตาม หากบริษัทไม่ออกให้ถือว่ามีความผิดฐานฝ่าฝืนกฎหมายแรงงาน
• พนักงานไม่สามารถออกใบรับรองการทำงานด้วยตนเองได้ ต้องมีการแจ้งกับฝ่าย HR หรือหัวหน้างานเพื่อแจ้งความประสงค์ของตนเองเท่านั้น

 

ทั้งหมดนี้คือข้อมูลอันน่าสนใจของหนังสือรับรองเงินเดือนและหนังสือรับรองการทำงาน หากใครมีเหตุให้ต้องใช้เอกสารเหล่านี้ก็สามารถแจ้งกับฝ่าย HR หรือหัวหน้างานของตนเองได้เลย ย้ำว่าอย่าทำด้วยตนเองเป็นอันขาดมิเช่นนั้นจถือเป็นการกระทำผิดกฎหมาย